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广西体彩11选5走势图:Office 365中小企業IT實戰TOP 7-(1)

出处:www.netadmin.com.tw/article_content.aspx?sn=1207100002 作者:顧武雄 时间:2013-5-19 17:58:14
Microsoft Office 365的推出,受惠最多的是中小企業,因為它滿足了現代各行各業的雲端商務需求,又可以大幅度地降低IT成本。本文將介紹如何在Office 365中建立與設定新使用者帳戶、如何登入與使用Outlook 2010連線,以及製作公司網站首頁、建立與設定公司文件庫、線上閱讀與編輯Office文件等操作技巧。
這幾年全球掀起雲端運算的熱潮,從各類行動裝置到公有雲和企業私有雲的應用層出不窮。目前企業的競爭力動能,已經從企業內部延伸到無遠弗屆的雲端世界,這也意味著企業間競技的戰場已經搬到了雲端。 

對於企業生產力而言,行動運算已是人員協同合作生產力的決勝關鍵,並且從上到下的供應鏈運作都必須要有這樣的認知,因為現今市場上的競爭力除了創新思維外,整體由內到外、由上至下的運作速度也成了關鍵因素。這一切所需的完善資訊整合,都將一一邁入雲端辦公室。
 

Microsoft所推出的雲端辦公室解決方案是Office 365,相較於Google Apps for Business方案,就筆者個人的見解而言,Microsoft Office 365無論在使用者經驗上或IT彈性的管理能力上皆優於Google Apps許多,它不僅能夠幫助企業降低IT整體持有成本,而且無論是企業內的用戶端,或是位在企業外部的行動用戶端,都可以立即輕鬆上手。
 

接下來,就一同來學習Microsoft Office 365從註冊到關鍵功能的活用秘訣吧!
 

開始試用Microsoft Office 365
 

在Office 365的首頁中,若是第一次連線,可以選擇免費試用「適合專業人員和小型企業」與「適合中型企業和大型企業」兩種版本?!高m合專業人員和小型企業」的註冊,較適合少於25名使用者的工作團隊,而「適合中型企業和大型企業」項目,適用於任何企業規模的組織團隊。
 

後者除了在架構管理上更具彈性外,也提供更多進階IT管理功能,以及許多進階的使用者經驗。另外,在試用的90天期間內,前者僅能開放10名使用者授權,後者則開放25名使用者授權。
 

Office 365登入與免費試用網址:
//www.microsoft.com/taiwan/office365trial/
 

無論註冊申請的是哪個版本,所要填寫的申請表單都是一樣的,如圖1所示,在這個表單中最重要的欄位包括電子郵件、新網域名稱、新使用者識別碼以及建立新密碼。
 

其中,新使用者識別碼便是預設的Office 365管理員帳戶,因此帳戶與密碼務必牢記,而之後仍可修改。
 


▲圖1 中大型企業註冊申請。


成功完成註冊之後,便會立即收到相關的E-mail通知,可以立即使用所設定的帳戶與密碼進行第一次登入。 

來到個人的Office 365首頁之後,就可以開始使用各項服務,包含Exchange的Outlook(OWA)、下載與安裝Lync的用戶端程式、SharePoint的小組網站等等。
 




TOP 1:如何建立與設定新使用者帳戶 

請問對於已經完成Office 365註冊的企業,該如何開始建立使用者帳戶並指派權限呢?此外,是否能夠進行批次帳戶的建立呢? 

在Office 365管理中,無論是單一使用者的建立或是批次帳戶的匯入操作都相當簡單,至於基礎的存取權限指派,也可以一併完成。接著,一同來看看相關的操作說明。 

首先以管理員身分登入Office 365,如圖2所示,點選至「管理員」頁面,並且點選左邊窗格內的「使用者」連結,然後在「新增」下拉選單中選擇【使用者】或【大量新增】。這裡以【大量新增】為例進行示範。
 


▲圖2 使用者管理
關於大量新增使用者的方法,先從如圖3所示的頁面中點選下載CSV檔案的範例。完成下載後,建議透過Office Excel來開啟,並依照範例修改成公司人員的清單,然後儲存該檔案並且關閉Excel。 


▲圖3 選取CSV檔案。


緊接著以「筆記本」開啟剛剛編輯好的CSV檔案,開啟CVS檔案後,從【檔案】選單中點選【另存新檔】,然後如圖4所示在「編碼」設定中選擇【Unicode】。最後按下〔存檔〕按鈕,然後上傳此檔案。 


▲圖4 CSV檔案儲存。


來到「驗證」頁面之後,如果沒有出現任何錯誤,則按一下〔下一步〕按鈕繼續。 

如圖5所示,在「設定」頁面中選取「已允許」並設定使用者位置,然後按下〔下一步〕按鈕。 


▲圖5 登入設定。


在如圖6所示的「授權」頁面中,可以設定要指派給這些使用者的服務項目,包含Lync Online、SharePoint Online、Exchange Online,這裡也會一併顯示目前已使用的授權數量。設定好了之後按下〔下一步〕按鈕。 


▲圖6 指派授權。


進入如圖7所示的「電子郵件」頁面後,輸入E-mail位址以便接收這些使用者的帳戶與隨機密碼清單,使用者將需要以各自的臨時密碼登入然後立即修改。 


▲圖7 電子郵件傳送設定。


假若希望此清單讓多個E-mail來接收,則以分號來區隔,最多輸入五組。設定之後按下〔下一步〕按鈕。 

圖8所示是完成批次帳戶建立後的顯示結果,可以看到每一個使用者名稱所相對應的暫時密碼。 

此時按一下〔關閉〕按鈕,即可離開設定畫面。 


▲圖8 成功批次建立。


若使用者未經授權進行登入,則會出現如圖9所示的錯誤訊息。 


▲圖9 未經授權登入。


TOP 2:如何登入與使用Outlook 2010連線 

當使用者剛被授予Exchange Online的存取權限後,便可以在登入Office 365首頁時點選「信箱」連結進入「Outlook Web App」頁面,但目前許多使用者還是習慣使用Office 2010中的Outlook,所以請問是否可以透過Outlook來進行存取呢? 

當然可以透過Outlook進行存取,並且使用起來就像建置在企業內部的Exchange一樣流暢。設定時,先開啟現有的Outlook 2010,然後如圖10所示在「檔案」下拉選單的「資訊」頁面中點選〔新增帳戶〕繼續。 


▲圖10 Outlook 2010帳戶設定。


接著,在如圖11所示的「選擇服務」頁面中點選「電子郵件帳戶」選項。 


▲圖11 選擇服務
切換至如圖12所示的「自動帳戶設定」頁面後,分別輸入想要顯示的名稱以及正確的Office帳戶E-mail位址與密碼。設定後按下〔下一步〕按鈕,系統便會自動藉由Exchange Server的自動探索機制,進行搜尋與連線登入。 


▲圖12 自動帳戶設定。


第一次連線時可能會出現要求輸入密碼的訊息,只要將「記住我的認證」項目勾選,下一回開啟時便不會再次要求輸入密碼,除非密碼已變更過。

圖13所示便是在正常連線下收發電子郵件的顯示頁面,除一般電子郵件外,後續還可以在Office 365的連線中檢視Lync的IM交談記錄以及同步SharePoint小組網站文件庫。 


▲圖13 成功連接Ofice 365信箱。


TOP 3:登入與使用Lync 2010連線 

當我完成公司所有人員的Office 365帳戶建立之後,想讓他們都能夠使用即時訊息(IM)的相關功能來互相溝通,請問需要完成哪一些設定,以及如何使用這項功能呢? 

想要使用即時訊息功能,必須先確定這些使用者的帳戶皆已啟用Lync Online的服務。為了讓每一位人員在透過Lync 2010相互通訊時,都能夠看見彼此的大頭照,因此每位使用者在登入Office 365網站後,須點選頁面右上角的「我的設定檔」連結來開啟如圖14所示的頁面。 

在此頁面內,使用者除了可以自行修改個人基本資料外,還能夠點選「變更圖片」連結來替換自己的照片。 


▲圖14 個人設定檔。


當使用者完成個人資料的填寫與照片上傳之後,接著在所登入的Office 365首頁內點選「安裝Lync」超連結。隨後會開啟如圖15所示的「下載」頁面,在此選擇適合目前電腦的版本及語言,然後按下〔安裝〕按鈕開始下載與安裝。 


▲圖15 下載安裝Lync。


整個Lync 2010的安裝過程不需要特別設定,採預設值即可。完成安裝與執行之後將開啟Lync 2010的登入頁面,如圖16所示,在個別的Lync 2010頁面中,可能會出現這樣的錯誤訊息:「若要登入,必須要有其他軟體」。 


▲圖16 第一次啟動Lync。


此刻點選「立即下載並安裝嗎?」連結,完成下載與安裝即可。 

當上述中的錯誤訊息消失之後,便可以按下〔登入〕按鈕繼續。如圖17所示在第一次登入時,如果不是共用電腦,建議將「儲存我的密碼」選項勾選,然後決定燈號狀態,最後按下〔登入〕。 


▲圖17 登入Lync。


完成登入Lync 2010後,使用者便可以開始搜尋公司中使用Lync Online的人員,並且將他們一一加入連絡人清單,並且透過自訂的群組加以分類。完成連絡人的加入之後,便可以開始進行即時訊息與視訊會議等功能的使用。 

關於Lync Online即時訊息功能的使用,除了能夠在用戶端自己的Lync 2010應用程式操作外,使用者也可以在登入Exchange Online的OWA網站之後使用。 

在OWA上使用Lync 2010,雖然目前只能夠使用即時訊息功能,但在搭配郵件收發時的即時溝通時非常實用。 

如果企業行動工作者在外頭並沒有帶筆記型電腦時,透過手機是否也能夠使用Lync 2010呢?答案是可以,就以目前全球最多人使用的Android系統與iPhone的手機來說,皆可以下載安裝專屬的Lync 2010應用程式

圖18所示是筆者使用的一款HTC手機連結至應用程式下載頁面內搜尋到Lync 2010的情形。在此除了可以看到中文版本的資訊外,也可以將「允許自動更新」勾選,然後完成下載與開啟。 


▲圖18 手機版Lync。


手機版Lync 2010的使用,同樣必須先設定好連線的帳戶與密碼,完成登入之後,便可以設定連絡人的加入與群組的建立,接著就能夠使用即時訊息功能。 

圖19是一個進行即時訊息的範例,其中人員照片的顯示同樣都是預先在Office 365網站上已設定好的。 


▲圖19 從手機進行Lync交談。


TOP 4:如何建立手機的Push Mail連線 

目前公司內有很多業務人員都使用智慧型手機,其中最常見的是HTC與iPhone手機,他們都希望能夠與公司的Office 365信箱連線,並且可以享有Push Mail功能,而不是像過去得自己去接收新郵件??煞裨敿毥榻B一下這方面的設定與使用? 

目前大多數知名的智慧手機如Windows Phone、iPhone、Android Phone等皆支援Exchange ActiveSync的連線,這包括對企業內部與Exchange Online的連線。接下來就來介紹Android Phone對於Exchange Online信箱連線設定的方法。 

首先,使用者必須知道Exchange Online的雲端位址,這部分的資訊可以在進入到OWA的「選項」頁面之後,點選「帳戶」項目頁面中的「POP、IMAP及SMTP存取的設定」連結進行查看。 


▲圖20 連線設定。


接著以HTC手機為例,先開啟手機,可以如圖20所示新增一筆Exchange ActiveSync的連線設定。 

在「電子郵件地址」與「使用者名稱」欄位內輸入Office 365的E-mail,密碼輸入之後,務必確認已經勾選「此伺服器需要加密的SSL連接」項目。 

還可以進一步開啟選項設定,如圖21所示,設定「郵件大小限制」、「下載這幾天的郵件」、「包括檔案附件」及「要同步的資料夾」等,這幾個項目須依照實際的需求與網路的速度來做調整。 

其中比較特別的是「更新排程」項目,因為它關係到Push Mail的同步方式,點選該項目,然後繼續後面的設定。 


▲圖21 郵件進階設定。


在「更新排程」設定中,自訂哪些時間範圍是個人的尖峰時段,然後設定在此時段中的郵件同步方式。在預設狀態下,會設定成「Push郵件」,請根據個人的需求來設定不同的間隔時間。 

圖22所示是筆者收到一封最新郵件時所開啟的檢視範例,透過下方的各類圖示按鈕則可以快速地進行轉寄、回覆、全部回覆或刪除等操作。 


▲圖22 郵件閱讀。


圖23所示則是一封即時同步的會議邀請通知,可以透過下方的圖示按鈕來決定是否同意或拒絕此會議的邀請。 

如果點選同意按鈕,那麼後續便會在會議時間到來前,自動透過手機來提醒自己。 


▲圖23 會議邀請通知
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